Dokumentenablage

Alle Dokumente und Bilder – automatisch organisiert und jederzeit verfügbar

In einer modernen Softwarelösung ist eine strukturierte und sichere Dokumentenablage unverzichtbar.
Unsere Software sorgt dafür, dass alle relevanten Dokumente und Bilder zentral, übersichtlich und teilweise auch automatisch abgelegt werden – direkt dort, wo sie hingehören.
So haben Sie jederzeit Zugriff auf alle Unterlagen, ohne lange suchen zu müssen.

Intelligente Ablage bei Stammdaten und Bewegungsdaten

Dokumente und Bilder lassen sich direkt zu den Stammdaten hochladen – etwa Produktfotos, Lieferantenzertifikate, Personalunterlagen oder Vereinsdokumente.
Darüber hinaus können auch zu den wichtigsten Bewegungsdaten (z. B. Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen) Dateien hinterlegt werden.

So entsteht eine vollständig verknüpfte Informationsbasis, in der alle relevanten Dokumente sofort beim passenden Datensatz zu finden sind.

Automatische Dokumentenerstellung und Ablage

Unsere Software geht noch einen Schritt weiter: Viele Dokumente werden automatisch erzeugt und direkt im System abgelegt.

Ein Beispiel:
Wird über die App eine Rechnung erstellt und per E-Mail versendet, legt das System automatisch eine PDF-Version dieser Rechnung im entsprechenden Rechnungsdatensatz ab.
So ist sichergestellt, dass jede versendete Rechnung jederzeit vollständig nachvollzogen und bei Bedarf erneut aufgerufen werden kann.

Nahtlose Integration in die Buchhaltung

Wenn die automatische Verbuchung aktiviert ist, wird das erzeugte Dokument auch automatisch der Buchung zugeordnet.
Damit ist jeder Buchungssatz mit dem passenden Beleg verknüpft – transparent, nachvollziehbar und revisionssicher.
Diese enge Verbindung von Dokument und Buchung vereinfacht nicht nur die Kontrolle, sondern beschleunigt auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Übersicht, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit

Alle abgelegten Dokumente sind schnell auffindbar, sicher gespeichert und revisionssicher archiviert.
Filter- und Suchfunktionen erleichtern das gezielte Auffinden bestimmter Dateien.
Dank der zentralen Ablage entfällt das manuelle Sammeln, Ablegen oder Suchen von Dokumenten – die Software übernimmt das zuverlässig im Hintergrund.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Dokumente und Bilder direkt an Stammdaten und Bewegungsdaten hinterlegen
Automatische Erzeugung und Ablage von Rechnungen, Lieferscheinen u. v. m.
Nahtlose Integration in die Buchhaltung mit Belegzuordnung
Revisionssichere Archivierung und schnelle Verfügbarkeit
Zeitersparnis durch automatische Prozesse
Zentrale, übersichtliche Datenverwaltung

Fazit

Mit unserer Dokumentenablage behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Unterlagen – ob automatisch erzeugte Rechnungen, Produktbilder oder Buchungsbelege.
Dank der intelligenten Verknüpfung mit Stammdaten und Bewegungsdaten sind alle Dokumente strukturiert, sicher und sofort verfügbar.

Unsere Dokumentenablage: alles an einem Ort – automatisch, transparent und effizient.